Die Mehrzahl der Prozesse in Unternehmen sind digital abgebildet oder werden mit digitaler Unterstützung durchgeführt. Ein Großteil des Prozesswissens wie z.B. Handlungsweisungen und Prozessbeschreibungen liegen dabei in digitaler Form vor. Auch die verarbeitenden Daten innerhalb der Prozesse wie Angebote, Rechnungen, Dokumentationen, Schulungsmaterial sind im Idealfall digital gespeichert.
Das tägliche Arbeiten mit digitalen Dokumenten wird erschwert durch das große Datenaufkommen und die oft geringe Strukturierung der Daten. Zudem liegen diese Daten verteilt in den unterschiedlichsten Systemen wie z.B. in Dokumenten-Management-Systemen, CRM-Systemen, ERP-Systemen, Intranet-Lösungen, Fileservern etc.
Aufgrund dieses Problems und der Vielzahl unterschiedlicher wissensintensiver Prozesse, in denen Mitarbeiter involviert sind, verliert der Mitarbeiter den Überblick. Zudem stehen benötigte Informationen nicht bedarfsgerecht zur Verfügung obwohl sie vorhanden sind.